Как расставить приоритеты через матрицу Эйзенхауэра и успеть все?
Практический гайд: как планировать рабочую нагрузку и не потеряться в потоке задач
Автор — Владимир Балун
ex-TeamLead в Яндекс
Когда задач слишком много, то сложно понять, за что браться в первую очередь. В этой статье разберем, что такое матрица Эйзенхауэра, как распределять задачи по ее квадратам и использовать этот инструмент для эффективного тайм-менеджмента.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Если простыми словами, то матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте — это метод приоритезации задач, основанный на их разделении по двум критериям: важности и срочности.
Свое название метод получил в честь Дуайта Эйзенхауэра — 34-го президента США, известного высокой продуктивностью и умением эффективно управлять задачами. Матрица воплотила в жизнь цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные дела не важны, а важные дела никогда не бывают срочными».
Позже Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей» превратил его идеи в простую систему, помогающую определять приоритеты и распределять задачи.
Свое название метод получил в честь Дуайта Эйзенхауэра — 34-го президента США, известного высокой продуктивностью и умением эффективно управлять задачами. Матрица воплотила в жизнь цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные дела не важны, а важные дела никогда не бывают срочными».
Позже Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей» превратил его идеи в простую систему, помогающую определять приоритеты и распределять задачи.
Цель матрицы Эйзенхауэра — помочь человеку сосредоточиться на действительно важных задачах и не утонуть в потоке срочных, но малоценных дел. Поэтому матрица Эйзенхауэра в тайм менеджменте считается одним из самых популярных инструментов управления временем
Ее особенно удобно использовать в начале рабочего дня для личного планирования: когда нужно быстро разобрать накопившиеся задачи за вчера и одновременно обработать новый входящий поток дел.
Чтобы распределить задачи, нужно ответить на два вопроса:
Чтобы распределить задачи, нужно ответить на два вопроса:
- Насколько задача важная?
- Насколько задача срочная?
В зависимости от ответа задача попадает в один из четырех квадратов.
Распределение рабочих задач по матрице Эйзенхауэра
Смысл метода в том, чтобы проанализировать все задачи и распределить их по 4 категориям по их срочности и важности.
срочно
несрочно
ВАЖНО
Квадрат А:
сделать немедленно
Квадрат B:
запланировать для достижения долгосрочных целей
запланировать для достижения долгосрочных целей
НЕВАЖНО
Квадрат C:
делегировать или ограничивать по времени и выполнять разом
Квадрат D:
удалить или минимизировать
удалить или минимизировать
- Квадрат A: важные и срочные задачиТребуют немедленного внимания, а их невыполнение может привести к серьезным последствиям (например, тестировщик обнаружил критическую ошибку в продукте за несколько часов до релиза, и его исправление становится приоритетом номер один)
- Квадрат B: важные, но несрочные задачиСамый ценный сектор с задачами, которые помогают достигать долгосрочных целей. Именно на эти задачи желательно выделять основную часть рабочего времени (например, разработчик планирует рефакторинг сложного участка кода — проблема пока не мешает работе, но ее решение позволит избежать технического долга в будущем)
- Квадрат C: срочные, но неважные задачиТребуют быстрого реагирования, но не оказывают существенного влияния на результат (например, когда продакт-менеджера постоянно отвлекают сообщениями с вопросами, ответы на которые могут дать другие сотрудники команды)
- Квадрат D: несрочные и неважные задачиЭто дела, которые не приближают к целям и не требуют немедленного выполнения (например, дизайнер решил найти в соцсетях референс и незаметно провел там полчаса)
В тайм-менеджменте эффективнее всего выполнять задачи по одному из способов:
1. Фокус только на важном
Сначала в расписание добавляются заранее запланированные и регулярные задачи — чаще всего это дела из квадранта B. Затем в свободные временные окна добавляются срочные задачи из квадранта A, чтобы ничего критичного не было упущено.
2. Метод приоритетов
Если в квадранте A накопилось много срочных задач, сначала выполняются именно они. После этого переходят к задачам из квадранта B, а если остается время — к задачам из квадранта C.
3. Закрытие авралов
В этом режиме приоритет полностью смещается на срочность: сначала выполняются задачи из квадранта A, затем C, после чего B и D.
Где вести матрицу Эйзенхауэра
Самый простой вариант для личного использования — использовать Excel или Google Таблицы. В них легко создать квадратную структуру и вручную распределять задачи по ячейкам, а при необходимости быстро менять их приоритет.
Для командной работы подойдут таск-трекеры вроде Trello, Jira, YouGile, Kaiten. В таких сервисах удобно переносить задачи между колонками, отслеживать их статус и видеть общую картину по проекту.
Для командной работы подойдут таск-трекеры вроде Trello, Jira, YouGile, Kaiten. В таких сервисах удобно переносить задачи между колонками, отслеживать их статус и видеть общую картину по проекту.
Заключение
Матрица Эйзенхауэра помогает взглянуть на список задач со стороны и понять, какие из них действительно влияют на результат. С ее помощью проще расставлять приоритеты, избегать хаоса в работе и уделять больше внимания долгосрочным целям.
При этом важно помнить не только о срочных делах, но и о задачах, связанных с развитием и восстановлением сил. Попробуйте использовать матрицу хотя бы в течение недели — и вы сможете заметить, сколько времени раньше уходило на второстепенные задачи.
При этом важно помнить не только о срочных делах, но и о задачах, связанных с развитием и восстановлением сил. Попробуйте использовать матрицу хотя бы в течение недели — и вы сможете заметить, сколько времени раньше уходило на второстепенные задачи.
Другие статьи